四小证培训
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办理船员证件管理规则
华洋海员
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办理船员证件管理规则 华新海员
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第一章 总则
第一条 为提高工作效率和保证办证质量特制定本规则。
第二条 本规则规范各港务（航）监督按照中华人民共和国港务监督局（以下简称“港监局”）授权或确定的船员考试发证职责，在办理各类船员证件时的公务行为。
第三条 港监局对各港务监督签发船员证件的各项工作实施监督管理和组织质量评估。
第二章 管理目标
第四条 各港务（航）监督办理船员证件的各项工作应达到以下目标：
（一）严格按交通部或港监局颁布的有关规章办理各类船员证件；
（二）确保证件的制作质量符合规定的要求；
（三）在规定的工作日内完成办理船员证件工作；
（四）公开办证程序，树立公正廉洁的管理形象。
第三章 办证程序和工作职责
第五条 办理船员证件的程序如下：
（一）受理申请；
（二）初审；
（三）二审；
（四）批准；
（五）领取空白证件；
（六）证件制作；
（七）证件核对；
（八）证件盖章；
（九）证件发放；
（十）归档。
第六条 初审人的职责
（一）受理申请；
（二）于5个工作日内完成资格审查；
（三）按要求填写《办理船员证件工作单》（以下简称“工作单”，详见附录1）并署名；
（四）将完成初审的申请资料连《工作单》送二审；
（五）按审核人数在《空白证件管理登记簿》（见附录2）上填写所需空白证件的数量。
本条第（一）项可由其他人承担。
第七条 二审人的职责
（一）对初审后的申请资料进行第二次审核，并签署意见和姓名；
（二）按审批人数在《空白证件管理登记簿》上核准申领空白证件数量；
（三）按要求在船员证件的申请（或签定）表和《工作单》上署名；
（四）于3个工作日内完成二审工作。
第八条 批准和批准人的职责
（一）批准人由港监局授权，其职责为：
（二）对办理船员证件的各个环节全面负责；
（三）按要求在《工作单》的批准栏内署名；
（四）按要求在有关船员证件上署名；
（五）于2个工作日内完成批准工作。
对本条（二）项职责，批准人可授权主管副监督长承担。
第九条 证件制作人的职责
（一）凭《空白证件领取记录本》向空白证件保管人领取空白证件；
（二）按港监局的有关规定制作证件；
（三）按要求在《工作单》上署名；
（四）把制作好的证件和申请材料送交证件核对人；
（五）将作废证件交回证件保管人；
（六）于5个工作日内完成证件制作工作。
第十条 证件核对人的职责
（一）根据二审后的申请材料与制作好的证件逐项核对，并在《工作单》上署名；
（二）负责在各类船员证件上盖印；
（三）将申请材料送交档案管理人归档；
（四）将核对后的证件交给职能部门负责人指定的人员保管和发放。
第十一条 空白证件保管人的职责
（一）妥善保管空白、作废、过期、收缴、注销、扣留或保存的证件，登记造册；
（二）按《空白证件管理登记簿》上批出的数量核发证件并做好记录；
（三）在《空白证件管理登记簿》上记录本条（一）款所述的各种证件的数量、编号和原因；
（四）定期对领导批准的作废、过期、收缴或注销的船员证件进行销毁并在《空白证件管理登记簿》上做好记录；
（五）定期检查核对空白证件使用情况并及时向负责人报告。
第十二条 印章保管人的职责
（一）按规定保管和监督使用印章；
（二）设立用印登记表并做好记录。
第十三条 档案管理人的职责
（一）执行港监局颁布的有关船员档案的管理规定和船员管理统计规定；
（二）按要求归档船员证件申请材料；
（三）按不同证件类别保管《工作单》；
（四）定期打印办证资料存档；
（五）统计上报发证及证件使用数量。
第四章 管理要求
第十四条 各港务监督应按本规则的程序办理各类船员证件，不得为手续不齐或条件不符的申请者办理证件。
第十五条 港务监督按本规则要求对考试发证人员进行业务分工，明确岗位职责。其中，证件制作人，空白证件保管人和证件核对（包括盖印）人均不得相互兼职。
第十六条 办证程序中和每个环节的工作应有专人负责，并有另一名协办人员作为替补，以保证在正常工作时间内随时有人处理有关事项。
第十七条 各环节工作人员须经过岗前业务培训，熟悉有关船员考试发证的各项规章制度，作风正派，工作仔细，认真负责。港务监督应选派具有大专以上专业学历以及有一定专业经历的人员担任资格审查工作；选派具有高中及以上文化程度，文字能力较强的人员担任制作人。
第十八条 不准使用非港务监督人员从事本规则所述的各项办理船员证件的工作。
第十九条 各港务监督应从受理申请之日起15个工作日内办出证件；但属于经统一考试合格的发证，则可于公布考试成绩之日起的30个工作日内完成。
本规则第三章规定的办理工作日可互相调济，但不得违反本条上款的规定。
第二十条 港务监督为防止空白证件被盗、遗失、污损，应：
（一）提供专用保管场所、设施；
（二）建立空白证件登记管理体制。
第二十一条 港务监督应制定各种船员证件印鉴的保管和使用规定。
第二十二条 港务监督应按港监局的要求配备办理和管理船员证件的设备，并对考试发证人员进行相应的操作培训。
第二十三条 港务监督应备齐交通部、港监局关于船员培训、考试、发证的各种文件和规章。
第二十四条 港务监督应对各单位的申办业务人员进行相应的培训，使其熟悉与办理船员证件有关的规章和要求。
第五章 检查与审验
第二十五条 港务监督应建立以下内部检查制度：
（一）每半年进行一次自查。在此期间，职能部门负责人还应进行至少一次的抽查，以便及时发现问题，改进工作。
（二）每年度在主管监督长主持下，根据《办理船员证件检查和评估表》（见附录3）的内容逐项进行审验。
第二十六条 检查与审验工作应以本规则为标准，结合有关船员考试发证的各项规章制度，核定船员发证环节工作是否严格按规定执行，重点检查、审验以下几个方面：
（一）是否严格按本规则第十五条的要求执行；
（二）是否按本规则第五、六条规定的程序办理船员证件；
（三）是否在规定的工作日内签发出各类船员证件；
（四）核实各类证件的签发数量、空白证件库存量、作废证书的数量，是否与证件总量相符；
（五）随机抽取适量的证件，查验填写是否正确，字体和字号是否规范，格式和各道加工是否符合规定等；
（六）随机抽取和适量的船员档案和申请材料，审核是否符合本规则第十四条的规定。
第二十七条 港务监督应针对发现的问题，查明原因，提出改进工作的方法和措施。
第二十八条 港务监督应将按本章第二十三条、第二十四条规定进行的检查与审验情况，于每年第一季度向港监局提交上一年度的书面报告，并附《办理船员证件检查评估表》。
第二十九条 港务监督应设立“办理船员证件检查与审验工作记录簿”，内容包括：检查与审核人员的姓名、检查方法、措施以及达到的效果。
此记录簿由职能部门负责人保存备查。
第三十条 港监局不定期派出人员抽查港务监督办理船员证件的各项工作是否遵守本规则的各项要求。
港监局每四年对各港务监督办理船员证件的工作进行一次全面的质量检查和评估，考核包括人员、设备、内部管理及工作质量在内的各个项目是否规范、达标。
第六章 处理和处罚
第三十一条 违反本规则办理船员证件的情形，港监局将视性质、情节对有关港务监督分别给予以下处理或处罚：
（一）给予警告或通报批评：
1.未按规定的办证程序签发证件；
2.证件制作不规范、质量不合格；
3.办理申请手续不齐全的证书；
4.未按规定的要求配备合格人员；
5.未按规定的时限办妥证件；
6.管理和办理证件的设备使用不当或未按要求配备；
7.未按本规则第五章的规定进行检查与审验。
（二）责令限期整改：
1.工作人员徇私舞弊、滥用职权、玩忽 职守或严重失职；
2.严重违反港监局有关办理船员证件的规定；
3.3年内，累计3次受到本条（一）项所述的处分。
限期整改的时间为1至3个月，自港监局下达限期整改的通知之日起算。
被通知限期整改的港务监督在整改期内，应停止办理相应原船员证件工作。整改期满，由港务监督向港监局提交书面整改报告，由港监局审核、验收合格后恢复其相应的办理船员证件工作。
第七章 附则
第三十二条 本规则下列用语含义是：
（一）“船员证件”系指由考试发证机关签发给船员个人所持有的海船船员适任证书、值班证书、考试合格证或职务见习证书、培训记录簿、培训合格证、船员服务簿和海员证等证明文件。
（二）“办理”系指从受理申请至发放船员证件的整个工作过程。
（三）“职能部门”系指港务监督内专门负责船员管理的处（或相应部门）。
第三十三条 本规则自1995年9月1日起施行。
第三十四条 本规则的解释权属港监局。
